Object States – Was ist das und wofür kann ich es einsetzen?

Mit den Object States eZ Publish bietet seit der Version 4.2 eine interessante Erweiterung an, die nicht nur die Technikfreaks interessieren dürfte. Leider lassen sich viele eZ Publish Nutzer zur Zeit noch abschrecken und nutzen die Möglichkeiten nicht – zu unrecht wie ich finde. Aber was verbirgt sich hinter den Object States und was für praktische Möglichkeiten bieten sie für den Redakteur oder Nutzer? Hier eine kleine Einführung mit Praxisbeispielen.

Zettelwirtschaft 2.0

Object States sind im Prinzip nichts anderes als die im Büro allgegenwärtigen Post-it-Notizen, die man auf jeder Seite im CMS anbringen kann. Jedes Post-it kann z.B. bestimmen, wer eine Seite lesen (oder schreiben, oder…) darf und wer nicht. Damit das Ganze etwas bunter wird, können die Haftnotizen verschiedene Farben haben. Auf dem Post-it steht allerdings kein freier Text, sondern immer nur ein bestimmtes Merkmal. Es handelt sich sozusagen um vorgedruckte Notizzettel.

Auf dem gelben Post-it steht z.B. stets „Archiviert“, auf dem roten „Top secret“ und auf dem blauen „Entwurf“. Die Zettel sind quer verteilt auf News, auf Ordner und einige haften sogar an Bildern.

Damit das ganze auch einen Sinn ergibt, können Sie eZ Publish nun mitteilen, dass z.B. Ihre Nutzer nur die Dokumente ohne Notizzettel sehen dürfen, die Redakteure sehen auch die Dokumente mit den gelben und blauen Post-its und die Dokumente mit den roten Zetteln sieht nur die Geschäftsführung ( ok, der ez Publish Administrator natürlich auch).

Ein Vorteil der digitalen Postits: Sie kleben besonders gut und können nicht auf dem Schreibtisch verloren gehen – und falls doch mal ein Post-it abhanden kommt, Enterprise Kunden wird geholfen!

So in etwa kann man sich die Object States in der Praxis vorstellen. In der deutschen Version werden die Post-its als „Zustände“ bezeichnet. Das ist doch gleich noch viel aussagekräftiger…

Object States in der Praxis

Und was kann ich mit den neuen digitalen Post-its anfangen? Ist das nicht Schreibtisch 1.0 Kram? Keinesfalls.

Sie wünschen sich ein Archivsystem, das alte News archiviert? Kein Problem, nutzen Sie die gelben Haftnotizen.

Sie möchten für neue News einen einfachen Freigabeworkflow über mehrere Stufen etablieren und wollen aber keinen eZ Entwickler beauftragen? Kein Problem. Bereiten Sie zwei Farben vor: gelb (für die Abteilung, die die News übersetzt) und blau (Freigabe erforderlich) für die Marketingabteilung, die dann die Inhalte nochmal prüft und freigibt. In eZ Publish ist hinterlegt, dass nur Artikel ohne „Haftnotiz“ auch veröffentlicht werden. Das heißt also, erst wenn alle Post-its verschwunden sind, dann erscheint der Artikel auf der Website. Jetzt fragen Sie sich natürlich, was die Übersetzungsabteilung daran hindern sollte, den blauen Post-it zu entfernen und den direkten Weg zu gehen? Klare Antwort: eZ Publish wird es nicht erlauben.

Sie haben eine Website und möchten auf einer Microsite zum Thema „Berliner Biergärten“ (Ja, ja, die gibt es wirklich! 😉 ) bestimmte Artikel aus der Website ebenfalls dort veroffentlichen? Kein Problem: das gelbe Post-it „auf der Seite Berliner Biergärten zeigen“ hilft.

Besonders beliebt sind internationale Websites für Unternehmen. Leider sieht die Praxis (für den Webentwickler) oft viele Hürden vor. Das eine Produkt darf in Europa gezeigt werden aber nicht auf der Website für USA, weil die Lizenzrechte es nicht zulassen. Und die Lizenzrechte für die Produktbilder sind ggf. noch restriktiver geregetl. Auch hier helfen uns die Object States weiter! Der Vorteil: Die komplette Website in 20 Sprachen bleibt weiterhin schön übersichtlich ( jedes Produkt ist in 20 Sprachen übersetzt) aber über die sinnbildlichen Haftnotizen kann in die Sichtbarkeit je Land eingeschränkt werden.

Das sind nur wenige Anwendungsbeispiele. Mich würden weitere Ideen und Anregungen zum Einsatz dieser innovativen eZ Publish Funktion freuen.

Wie komme ich an die Postits?

Kaufen geht in dem Fall leider nicht. Etwas Handarbeit ist schon von Nöten.

Im Bereich Setup gibt den den Menüpunkt „Zustände“. Damit sind unsere Post-its gemeint. Sie finden dort bereits ein Post-it mit dem Namen „ez_lock“.

Klicken Sie auf „Neuer Zustand“ und legen Sie einfach ein neues Post-it an. So ein „Biergarten“ Post-it fände ich schon ganz lustig 😉

Zustände

Zustände

Wie verberge ich nun die roten Post-its?

Die als geheim markierten Dokumente mit dem roten Zettel darf natürlich niemand sehen. Die Entwickler von eZ Publish haben sich hier was Schickes einfallen lassen!

Sie können für bestimmte Nutzergruppen oder sogar Nutzer bestimmen, wer die roten Dokumente sehen darf und wer nicht. Sie können sogar definieren, wer überhaupt berechtigt ist, die roten Post-its aufzukleben und wer nicht.

Unter dem Menüpunkt „Benutzer und Rechte“ finden Sie in jedem eZ Publish System eine Liste fertiger Rollen. Die Rolle „Anonymous User“ beschreibt genau, was ihr nicht angemeldeter Nutzer sehen darf und was nicht! Und richtig: hier können wir z.B. festlegen, dass der Nutzer die mit rotem Post-it markierten Beiträge nicht sehen darf.

Rechtegruppen

Rechtegruppen

Was bieten die digitalen Postits noch?

Sie möchten ein gelbes Post-it mit weiteren Auswahlmöglichkeiten?

Zum Beispiel:

  • ein Eselohr bedeutet „Archiviert aber noch öffentlich“
  • zwei Eselsohren „Archiviert aber nicht mehr sichtbar“
  • drittes Ohr „nicht archiviert“.

Kein Problem: Im Backend von eZ Publish einfach diese Varianten anlegen und schon steht der neue, universelle Klebezettel zur Verfügung.

Die Suche (natürlich eZ Find) und eZ Flow halten sich an die Spielregeln und berücksichtigen die Post-its! Da das interne Rollen und Rechte System von eZ Publish alles überwacht, greifen unsere Zustand-Rechte überall.

Fortgeschrittene eZ Entwickler nutzen die Object States auch für automatisierte Vorgänge. Ihr eZ Partner hilft Ihnen gerne.

Frank Dege

Ich bin seit mittlerweile fast 30 Jahren online (irgendwann hieß das ja mal BTX) und beschäftige mich schon fast genauso lange mit dem Thema elektronischer Handel. Schon im Rahmen meiner Diplomarbeit an der TU Berlin haben wir im Team einen Online-Shop entwickelt und automatische Test-Verfahren für Online-Anwendungen entworfen. Nach der Gründung der eigenen Firma im Jahr 2000 ging der Fokus noch stärker auf das Thema Onlineshops, hier bereits früh im Zusammenspiel mit einem ERP-System. Für silver.solutions verantworte ich federführend die Architektur und Produktstrategie unserer eigenen Onlineshop-Software silver.e-shop. Wir nutzen seit 2003 eZ Publish als Plattform für unseren Shop und ich bin immer noch absolut überzeugt davon, dass es das leistungsfähigste CMS überhaupt ist. Das sagen andere über Frank: Trendforscher /// immer neugierig auf neue Entwicklungen /// wenn er nicht programmiert, dann tischlert er.

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